Confira as orientações e saiba como fazer a emissão da CND INSS do jeito certo
É muito importante que o cidadão ou a empresa não tenham nenhum débito com órgãos públicos e isso inclui o Instituto Nacional de Seguridade Social (INSS).
Ter alguma espécie de dívida com a previdência pode ser bem negativo para qualquer um, mas essas consequências são intensificadas quando se trata de uma pessoa jurídica.
É para comprovar a inexistência dessas dívidas que existe a Certidão Negativa de Débitos (CND) do INSS.
Qualquer indivíduo pode solicitá-la pelo site da previdência ou consultar a sua situação virtualmente; veja neste artigo como fazer todas essas coisas.
Quem precisa emitir a CND do INSS?
Ninguém (nem pessoa física e nem jurídica) tem efetiva obrigatoriedade de emitir a Certidão Negativa de Débitos do INSS; entretanto, não a emitir pode trazer perigos às empresas.
Essa certidão vai provar que o empreendedor recolheu todas as contribuições necessárias para que o seu funcionário se aposente, por exemplo.
Imagine-se que há um processo contra a empresa por causa da insatisfação de algum funcionário com relação aos seus direitos.
Se essa empresa não tiver a Certidão Negativa de Débitos, ficará mais difícil comprovar que recolheu tudo o que era obrigatório para que seu funcionário tivesse direito à previdência social.
É sempre válido ressaltar que as consequências para a empresa que deve ao INSS são graves: pode haver multa e outras punições.
Além, logicamente, da obrigação de quitar a dívida. Se os funcionários processam essa pessoa jurídica, ela ainda pode ter de indenizá-los, ou seja, os gastos são imensos.
Como emitir a CND do INSS?
A previdência social tem uma página para quem quer pedir o documento como pessoa jurídica e outro para quem precisa solicitá-lo como pessoa física.
Para o primeiro caso, deve-se acessar o site da Receita Federal e fazer o que é indicado abaixo:
- Copiar os caracteres de segurança que o site apresenta;
- Inserir o CNPJ da pessoa jurídica;
- Clicar em “Consultar”.
No caso de os caracteres de segurança não serem exibidos, o contribuinte pode clicar em “recarregar” ou no símbolo sonoro: com ele, a página vai ditar os caracteres em questão. Se nenhuma das opções funcionar, pode-se atualizar a página.
Para a consulta referente à pessoa física, é preciso acessar aqui; o procedimento é igual, mas o documento pedido é o CPF.
Vale lembrar que os contribuintes podem consultar quantos documentos quiserem e que, quando a CND do INSS aparecer na tela, também surgirá a opção “imprimir”.
Como as pessoas jurídicas têm recolhimentos previdenciários a fazer todo mês, é recomendado que a Certidão Negativa de Débitos do INSS seja emitida regularmente.
Para as pessoas físicas, basta emiti-la uma vez a cada três meses, aproximadamente.
A Certidão Positiva de Débitos com Efeito de Negativa (CPD-EN) substitui a CND do INSS?
A presença da palavra “negativa” no título de ambos os documentos costuma confundir quem procura a previdência social.
Pode parecer, mas cada um deles representa uma situação diferente da pessoa jurídica ou física e, desse modo, a CPD-EN não substitui a CND. Entenda abaixo porquê elas são diferentes:
- A CPD-EN quer dizer que a pessoa jurídica ou física tem alguma dívida com a previdência. Entretanto, por causa de algum acordo ou outra circunstância, ela não pode ser cobrada;
- Já a CND quer dizer que não há nenhuma pendência.
Para determinadas transações, só é aceita a Certidão Negativa de Débito do INSS; em outras, é possível que a Certidão Positiva de Débito com Efeito de Negativa seja aceita mediante alguma observação.
Mesmo que não possa haver cobrança (no caso do último documento) é sempre melhor para o contribuinte tentar pagar a dívida.
Como a empresa pode se prevenir para não ter débitos com o INSS?
Como já falado, a CND do INSS é muito mais importante para as pessoas jurídicas e existem formas de aumentar a chance de não haver qualquer débito. São elas:
- Conhecer as finanças da empresa: a pessoa jurídica só deve assumir compromissos com os quais consiga arcar e a contratação de pessoal deve ser especialmente avaliada.
Quando um funcionário é contratado, significa que a empresa será obrigada a recolher a devida contribuição todos os meses e, por isso, deve-se contratar apenas a quantidade de pessoas que se encaixa no orçamento;
- Uma vez que os funcionários foram contratados, é imprescindível que não haja atraso nos pagamentos.
O eventual atraso é desculpável se há algum problema externo à empresa, como uma greve nas agências bancárias; porém, o salário nunca deverá atrasar porque a pessoa jurídica está com problemas de caixa;
- Manter todos os pagamentos de impostos em ordem. Além dos salários e dos benefícios dos colaboradores, as empresas possuem tributação fiscal e ela tem de ser respeitada;
- Se a pessoa jurídica estiver com qualquer débito no INSS, ainda que ele pareça pequeno, é fundamental que ela procure a previdência para fazer uma negociação.
